Ügyintéző titkár
Az ügyintéző titkár szakképesítés azonosító száma: 54 346 01 0010 54 03
Betölthető munkakörök, foglalkozások:
Ügyintéző titkár
A munkaterület rövid, jellemző leírása:
Adatbeviteli feladatot végez
Ügyvitel-technikai eszközöket, berendezéseket használ
Iratokat, dokumentumokat kezel, selejtez, leltároz
Dokumentumszerkesztési feladatot végez
Gazdálkodással kapcsolatos részfeladatot végez
Gazdálkodáshoz kapcsolódó feladatokat végez
Ügyintézői feladatokat lát el
Protokoll feladatokat lát el
Rendezvényeket, eseményeket szervez
PR tevékenységet végez szakmai irányítással
Részt vesz a személyügyi feladatok ellátásában szakmai irányítással
Személyi titkári, menedzserasszisztensi feladatokat lát el
Irodai munkafolyamatokat szervez
Oktatott tantárgyak
Gépírás és iratkészítés, számítástechnikai alkalmazások, ügyviteli eszközök, dokumentumkezelés, számítástechnikai alkalmazások, dokumentumkészítés, gazdasági-vállalkozási ügyintézés, titkári feladatvégzés, iratfogalmazás, kommunikáció, rendezvényszervezés, munkaügy, szervezés, minőségirányítási folyamatkezelés
| Jellemző | Nappali képzés |
| Időtartam: | 2 év |
| Időbeosztás: | heti 5 napon, iskolarendszerben |
| Jelentkezés feltétele: | érettségi bizonyítvány |
| Jelentkezési határidő: | Amíg be nem telik a létszám. |
| Képzés indítása: | 2010. szeptember |
| Részvételi díj: | 22 éves korig tandíjmentes |
Ügyintéző titkár
A főnök jobb keze
Egyetlen elfoglalt vezető sem lehet meg titkár nélkül. Az ilyen munkatárs kulcsfontosságú szerepet tölt be az teljes cég működésében, hiszen gyakorlatilag az ő kezén fut át minden olyan dokumentum, információ, amelyek alapján a vezető meghozza a döntéseket.
Természetesen nem gépies telefonkezelésről, levélírásról szól ez a munkakör. Mert egyáltalán nem mindegy ugyanis, hogy az ügyintéző titkár hogyan fogadja a hívásokat. Nemcsak a diplomatikus viselkedésre és az udvarias hangnemre kell ilyenkor figyelnie, hanem el kell döntenie azt is, hogy a hívást feltétlenül a vezetőnek kell-e továbbítania, vagy a vállalat más illetékese, esetleg ő maga is el tud-e járni ügyben. Ez természetesen feltételezi, hogy az ügyintéző titkár tökéletesen ismeri a vállalat felépítését, valamint a beosztott vezetők feladat- és jogköreit.
A másik jellemző titkári feladat a hivatalos levelek megírása. Napjainkban – hála a számítógépnek – ez a tevékenység technikailag sokkal egyszerűbb mint régen. Ugyanakkor ma is elengedhetetlenül fontos, hogy a vállalat vezetői által aláírt levelek alaki, helyesírási szempontból, valamint stilárisan a legkényesebb követelményeknek is megfeleljenek. Mivel a piacon nagy a verseny, akár egy ilyen, kevésbé lényegesnek tűnő szempont is veszélybe sodorhat üzleti kapcsolatokat.
Az ügyintéző titkár adminisztratív feladatai közül kiemelkedik az adatkezelés. E feladatot a kitűnő szoftverek segítik ugyan, de a pontos adatrögzítés továbbra is az ügyintéző titkár feladata marad. Természetesen mindent precízen iktatni kell, hogy a későbbiekben a kívánt adatat, levelet, dokumentumot az ügyintéző titkár azonnal a vezető rendelkezésére tudja bocsátani. Az irodai rend megköveteli ugyanakkor, hogy a feleslegessé vált iratokat és adatokat – azok esetleges titkosságát, bizalmas jellegét is szem előtt tartva – az ügyintéző titkárnak időről időre selejteznie kell.
Egy vezetőhöz általában gyakran érkeznek magas rangú partnerek. Ilyen esetekben az ügyintéző titkár gyakran az időpont-egyeztetéssel kezdődik. Neki kell megszerveznie a távolabbról érkező üzletfelek elszállásolását, gondoskodnia a vendégek helybeni mozgásáról, valamint ő biztosítja a tárgyalások megfelelő, nyugodt hátterét is.
Az említettek természetesen csak a gerincét adják az ügyintéző titkár napi feladatainak, hiszen ha valahol, itt valóban adódhatnak új, különleges helyzetek. Mindezzel együtt a munkakör egyik legfontosabb tulajdonsága a bizalmi jelleg: az ügyintéző titkár ugyanis nemcsak üzleti titkokat ismer, hanem óhatatlanul birtokába jutnak személyes jellegű információk is. Előfordulhatnak olyan személyes konfliktusok is, melyek megoldásában közvetítőként az ügyintéző titkárnak kell eljárni.
Kevés olyan munkakör van tehát, amely ilyen összetett lenne, és amely ilyen sokféle képességet igényel. Régóta ismert tény ugyanakkor, hogy egy jó titkár egyike a legnélkülözhetetlenebb munkatársaknak. Mint ilyennek pedig kiemelt erkölcsi és anyagi megbecsülésben van része, pozíciója szilárd.
Amennyiben Ön kedvet érez e felelősségteljes, kihívásokkal teli, nagy presztízsű munkakörhöz, tegye meg az első lépést azzal, hogy jelentkezik a Minerva Érettségizettek Szakközépiskolája érettségi utáni ügyintéző titkári szakképzésére, ahol 1 év alatt, 22 éves korig tandíjmentesen sajátíthatja el a legfontosabb alapismereteket. A többi Önön múlik, és ha megfelelő ambícióval rendelkezik, a siker biztosított.
