Protokoll ügyintézĹ‘
A protokoll ügyintézĹ‘ szakképesítés azonosító száma: 54 812 02 0010 54 01
BetölthetĹ‘ munkakörök, foglalkozások:
RendezvényszervezĹ‘, protokoll ügyintézĹ‘
A munkaterület rövid, jellemzĹ‘ leírása:
Rendezvényeket, konferenciákat, hivatalos eseményeket, protokolláris tevékenységeket illetve hivatalos tárgyalásokat elĹ‘készít, szervez, bonyolít.
Ismeri és gyakorolja a protokollal kapcsolatos szabályokat.
Oktatott tantárgyak
Pénzügyi tevékenységek, Adminisztráció, Általános kommunikáció, Üzleti kommunikáció, RendezvényszervezĹ‘i munka alapjai, Rendezvényszervezés folyamata, Protokoll elméleti ismeretei, Társadalomismeret, MűvelĹ‘déstörténet, Viselkedési szabályok alkalmazása, Hivatalos programok szervezése és bonyolítása, A vendéglátás protokollja, Marketing, PR, Delegációk utazásának megszervezése, Üzleti kommunikáció, Üzleti ügyintézés
| JellemzĹ‘ | Nappali képzés |
| IdĹ‘tartam: | 1 év |
| IdĹ‘beosztás: | heti 5 napon, iskolarendszerben |
| Jelentkezés feltétele: | érettségi bizonyítvány |
| Jelentkezési határidĹ‘: | AmĂg be nem telik a lĂ©tszám. |
| Képzés indítása: | 2012. szeptember |
| Részvételi díj: | 22 éves korig tandíjmentes |
Protokoll ügyintézĹ‘
Ceremóniamester
A vállalathoz magas rangú külföldi vezetĹ‘k érkeznek. Az elsĹ‘ kérdés: melyik az a szálloda, amely minden szempontból a legideálisabb? Ezek közül melyik az, ahol a kívánt idĹ‘pontban rendelkezésre áll megfelelĹ‘ mennyiségű szoba? Azután: van-e a látogatók valamelyikének különleges igénye az étkezést illetĹ‘en? Milyen legyen az ültetési rend? A vidéki utat hogyan lehet megszervezni úgy, hogy a lehetĹ‘ legtartalmasabb legyen anélkül, hogy túlzottan kifárasztaná vendégeket? Tényleg, mik azok a látnivalók, amik valóban érdekesek lehetnek a számukra? A vállalat mely részlegeit mutassuk be feltétlenül? Távozáskor ki milyen ajándékot kapjon?
Megannyi kérdés, amelyek felmerülnek ilyen alkalmakkor. A protokoll természetesen a hétköznapokban is gyakran elĹ‘kerül például sajtótájékoztatók, vállalati összejövetelek, évfordulós ünnepségek alkalmával.
A protokoll ügyintézĹ‘ számára a legkomolyabb kihívást talán a rendezvényszervezés jelenti. Természetesen a protokoll ügyintézĹ‘t a legtöbb ilyen esetben külsĹ‘ és belsĹ‘ szakemberek – például dekoratĹ‘rök, színpadtechnikusok, díszletépítĹ‘k – segítik, de a szerteágazó szálakat neki kell a kezében tartani. A protokoll ügyintézĹ‘ egyik legfĹ‘bb feladata ilyenkor, hogy folyamatosan ellenĹ‘rizze az általa és a vállalat vezetése által meghatározott koncepció következetes, határidĹ‘re történĹ‘ megvalósítását.
Gondoskodni kell például arról is, hogy az ország különbözĹ‘ helyeirĹ‘l, esetleg külföldrĹ‘l érkezĹ‘, helyismerettel nem rendelkezĹ‘ vendégek is könnyedén megtalálják a rendezvény helyszínét.
A protokoll ügyintézĹ‘ munkája még akkor sem ér véget, amikor a rendezvény elĹ‘készületei megtörténtek, hiszen a valódi fĹ‘próba élesben, a meghívottak megérkezése után kezdĹ‘dik. Ilyenkor még felmerülhetnek kisebb, eredetileg számításba nem vett hiányosságok, hibák, amelyek kijavításáról gyorsan intézkedni kell.
Amennyiben a vállalat vagy intézmény vezetĹ‘i látogatnak külföldre, az Ĺ‘ utazásuk megszervezése is gyakran a protokoll ügyintézĹ‘re hárul. Ilyenkor Ĺ‘ foglalja le a repülĹ‘jegyeket, a szállást, valamint gondoskodik a vendéglátóknak szánt ajándékokról is.
Az imént felsoroltak csak nagyon vázlatosan ábrázolják a protokoll ügyintézĹ‘ feladatait, hiszen a erre a munkakörre nem jellemzĹ‘ a gépies rutin. Még abban az esetben is igaz ez, ha például egy-egy külföldi küldöttség többször is ellátogat ide, vagy egy rendezvény rendszeresen ismétlĹ‘dik, hiszen mindig felmerülhetnek újabb és újabb feladatok, esetleg problémák is. A protokoll ügyintézĹ‘vel szembeni egyik legfĹ‘bb elvárás, hogy a váratlan helyzetekben is magabiztosan ura maradjon a helyzetnek, és mindig meg tudja hozni a szükséges döntéseket. Ehhez kitűnĹ‘ konfliktustűrĹ‘-képességre és pozitív gondolkodásra van szükség.
Az a protokoll ügyintézĹ‘, aki minden körülmények között helytáll, bizton számíthat munkaadói és az ügyfelek megbecsülésére, és nagy tekintélyt vívhat ki magának annak erkölcsi és anyagi elĹ‘nyeivel.
E nehéz, ám szép és változatos, gyakorlói számára komoly perspektívát nyújtó szakma iránt hagyományosan nagy az érdeklĹ‘dés. E tényt szem elĹ‘tt tartva a Minerva Érettségizettek Szakközépiskolája is kínálatában tartja a protokoll ügyintézĹ‘i szakképzést. A piacon ritkaság számba menĹ‘en a képzés 22 éves korig tandíjmentes, az egyedüli feltétel az érettségi bizonyítvány – és természetesen az ambíció megléte.